Pandemin har förändrat inställningen till hemarbete. Men vilken är den bästa lösningen för distansarbete? På flera håll i landet prövas nu olika varianter. I Borlänge kommun jobbar medarbetarna halva tiden på kontoret och halva tiden hemma. I Örnsköldsvik finns det ingen närvaroplikt alls.
För dem som jobbar inom Borlänge kommun är förändringen påtaglig – trots kravet på att halva arbetstiden ska göras från den ordinarie arbetsplatsen.
– Innan pandemin var vi väldigt restriktiva med att låta folk arbeta hemifrån, berättar Sandra Sjöberg, strateg inom samhällsbyggnadssektorn. Men det har ju visat sig fungera bra, både för verksamheten och för medarbetarna.
I ett pilotprojekt som pågått i sex månader har omkring 60 personer i fem kommunala förvaltningar testat en lösning där de turats om att arbeta tre dagar på kontoret ena veckan och två dagar andra veckan. Eftersom de delar kontor med varandra parvis har närvaron varit schemalagd.
Delar kontor med kollega
– Det fanns en oro för att man skulle behöva leta en ny plats varje morgon, därför valde vi den här lösningen där medarbetarna sitter i egna kontor, men delar det med en kollega, berättar Sandra Sjöberg.
Inför workshop och projektstart har anställda fått komma med synpunkter och det har även gjorts en förstudie.
– Det har varit väldigt värdefullt att inkludera medarbetarna i förändringen. Dessutom var det bra att göra en förstudie innan vi drog igång där vi kunde identifiera både risker och utmaningar med distansarbete.
I april tog pilotprojektet slut. En viktig erfarenhet är önskan om mer flexibilitet.
Övergav schemaläggning
– Redan första veckan valde miljökontoret att överge idén med schemaläggningen av distansarbetet. De har istället jobbat utifrån en lösning där de som delar kontor själva kommer överens om hur de delar upp sin närvaro på kontoret.
På minuskontot med förändringen är att många upplever att de tappar kontakten och inte känner sammanhållning på samma sätt som tidigare.
– Det finns många olika och till viss del motsägelsefulla önskemål, konstaterar Sandra Sjöberg. Vissa är måna om ett eget rum, andra inte. Men möjligheten att kunna jobba hemma har de allra flesta varit positiva till.
Sedan första maj kan de som vill och har möjlighet fortsätta jobba på distans, men högst 49 procent av tiden och utan såväl schemaläggning som eget rum. De som väljer att jobba upp till 20 procent av sin tid hemma kan däremot behålla en fast kontorsplats.
Flexrum
– Det fanns en viss oro för att någon annan sitter på ens plats när man är borta. Därför har vi valt att ha flexrum för de som distansarbetar stor del av sin tid.
Pilotprojektet i Borlänge har även följts av forskare från Högskolan i Gävle. De ska undersöka hur hybridarbetet påverkar medarbetarnas hälsa, prestation, möjlighet att planera arbetet och balansen mellan jobb och privatliv. Resultaten presenteras till hösten.
– Det ska bli intressant att ta del av vad forskarna kommer fram till säger Sandra Sjöberg. Jag är lite överraskad av hur snabbt vi ändå förändrat våra attityder till distansarbete och förhållandet mellan tid, rum och leverans. Var man arbetar rent fysiskt är inte längre lika viktigt.
Inga krav på fysisk närvaro
I Örnsköldsvik kommun har man gått steget längre än i Borlänge. Där ställs inga krav alls på fysisk närvaro. Medarbetarna kan själva bestämma var de utför sitt arbete. Kommundirektör Magnus Haglund poängterar att det är vad du åstadkommer som spelar roll – inte var du arbetar.
– Varför skulle vi ställa krav på det? Vissa enheter och arbetsplatser har aldrig varit så effektiva och haft så stor medarbetarnöjdhet som nu, och då verkar det ju helt bakvänt att bestämma en sån sak, utan att kunna förklara varför man gör det.
Hur mycket och när man arbetar på plats respektive hemifrån bestäms utifrån verksamhetens och medarbetarnas egna behov. Enligt Magnus Haglund fungerar hybridarbetet mycket bra, men konstaterar att exempelvis introduktion av nyanställda är en utmaning.
– Då är det bra att ses fysiskt, men det löser vi. Vi utvärderar fortlöpande och min bedömning är att det inte finns någon väg tillbaka. Vi har lärt oss för mycket om vad framtidens arbetsliv kan erbjuda och jag ser detta som en ren kompetensförsörjningsfråga.
