När många jobbar hemifrån har det digitala mötet plötsligt fått ett större genombrott. Örebro universitet har sammanställt 21 tips på hur mötet kan bli mer effektivt.
Innan ni kommer igång
Bestäm vem som gör vad under mötet. Förbered en bra struktur för mötet och ha en tydlig rollfördelning. Skicka gärna ut agendan i förväg, så att alla vet förutsättningarna för mötet. Glöm inte att i inbjudan vara tydlig med hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet.
Om ni är många räcker det inte med en mötesordförande och en sekreterare. Utse också en chattansvarig som kan ge inspel till mötet från chatten. I chatten kan du också till exempel dela webblänkar.
Glöm inte att testa tekniken (ljud och kameror) minst en kvart innan mötet startar. Det är viktigt att mötesdeltagarna använder headset av bra kvalitet så att alla hörs klart och tydligt.
Under mötet
Skapa en bra stämning. Hälsa välkommen och var tydlig så att alla förstår när mötet börjar. Är det många som inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda.
Fördela ordet. När man inte ser varandra är det lätt att börja prata i munnen på varandra. Därför är det viktigt att ha någon som fördelar ordet.
Om du pratar på mötet, slå på både bild och ljud. Det kan också vara trevligt att se alla ansikten i början på mötet. Därefter, om ni är många, kan det vara bra att slå av bilden för att spara på kapacitet. Tänk också på att slå av mikrofonen när du inte pratar själv för att minimera störande ljud.
Det blir ett roligare möte om du visar presentationer och bilder, än om du bara pratar på.
Det är lika viktigt med pauser när mötet är digitalt. Deltagarna behöver gå på toaletten, hämta kaffe och så vidare – precis som vid ett vanligt möte.
